La empresa manejo seguro de documentos surge básicamente para proporcionar a las compañías una alternativa al cumplimiento en la Ley de Protección de Documentos, promulgada en España en 1999. Además, esta se caracteriza por contar con personas capacitadas en manipular información escrita o digitalizada para mantenerla en resguardo hasta lograr su eliminación, garantizando esta actividad con su respectivo certificado.
Generalmente, se acude a este servicio cuando se considera la existencia de documentos importantes, que de algún modo pueda comprometer la estabilidad del comercio o no sea necesaria, la cual deba ser destruida con un aval de garantía legal. Esta demolición debe ser ejecutada en todas las modalidades existentes, esto con la finalidad de que no se haga pública bajo ningún concepto.
Los equipos de trabajo encargados de manipular y trasladar estos elementos depositados por los interesados en contenedores, deben mantener la privacidad al manipular los escritos en papeles, software, hardware, USB, DVD y CD, a efectos de generar la confianza con su clientela.
Características de la certificación de destrucción de documentos
Con el otorgamiento de un documento, de que se ha llevado a cabo este trabajo apegado al marco jurídico, el cliente quedará complacido. Por tal razón, al seleccionar una empresa dedicada al manejo de documentos, se debería tener presente algunos criterios como los siguientes:
- Acuerdos
Las partes involucradas han de establecer un instrumento conviniendo la demolición, en donde quedan plasmadas las firmas con sus respectivas exigencias y compromisos, para luego proceder a ejecutar el plan.
- Seguridad
Una vez extraído los registros del área, por fortuna ninguna otra persona puede intervenir en esos contenedores, más que los involucrados directamente, evitando riesgos de divulgación improcedente. Incluso, la empresa contratada, tiene que hacer todo lo que esté a su alcance de surgir cualquier evento inesperado para salvaguardar la encomienda.
- Inspección
En algunos casos admiten que el interesado presencie el momento de recolección y trituración de cada objeto en cuestión.
La presencia de negocios orientados a esta tarea, es muy común, por ello, es recomendable estar pendiente de los criterios mencionados para obtener un servicio de forma integral y a plena satisfacción.